Bestellungen umbuchen

In diesem Artikel erfährst Du, welche Umbuchungsarten der Eventmanager bietet und wie Du sie Schritt-für-Schritt anwendest. Du lernst den Unterschied zwischen einem 1 zu 1 Umtausch und einer regulären Umbuchung mit Differenzbeträgen. Zudem erhältst Du hilfreiche Tipps, um Umbuchungsregeln und Gebühren für Dein Unternehmen festzulegen und Kundenanfragen effizient zu bearbeiten.

Welche Umbuchungsarten bietet der Eventmanager?

Der Verkauf Deiner Veranstaltung ist in vollem Gange und Dein Kundenservice hat die Hände voll zu tun, weil Deinen Kunden beim Buchen ein Fehler unterlaufen ist. Manche haben aus Versehen ein Kinderticket anstelle Normalpreistickets gekauft, andere wollen die Plätze tauschen, um neben ihren Freunden zu sitzen. Jede Anfrage beinhaltet andere Implikationen und somit einen anderen Prozess. Generell unterscheiden wir:

• 1 zu 1 Umtausch: Unabhängig vom Ticketpreis kann eine 1zu1 Umbuchung vorgenommen werden, sodass auch Tickets mit einem geringeren Wert auf teurere Tickets umgebucht werden können, ohne dass eine Nachzahlung erforderlich ist. Für günstigere Tickets funktioniert dies ähnlich, hier wird aber kein Differenzbetrag erstattet.
• Reguläre Umbuchung: Dies ist die klassische Form der Umbuchung. Die jeweiligen Differenzbeträge werden nachberechnet oder gutgeschrieben.

Für den Ablauf der Umbuchung ist außerdem wichtig, ob der Kunde einen expliziten Sitzplatzwunsch äußert, oder Du ihm einen beliebigen Platz zuweisen kannst. Im allgemeinen wird eine Buchung im System so abgebildet, als würdest Du eine Stornierung und eine Buchung gleichzeitig vornehmen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für zwei Anwendungsfälle

Umbuchung einleiten

1. Navigiere in der Software zur Menüleiste.

2. Klicke auf „Kasse“ → „Suchen/ Umtausch/ Stornieren“.

3. Suche die betreffende Bestellung mithilfe der Suchmaske.

4. Klicke die Bestellung an, sodass sich die beinhalteten Elemente ausklappen.

5. Klicke auf das Kästchen vor dem Wort "Umtausch" von den Elementen, die umgetauscht werden sollen. Die angewählten Kästen sind jetzt mit Haken markiert.

6. Trage eine Umtauschgebühr ein, falls Du eine erheben möchtest.

7. Wähle in dem Band unter den Elementen der Bestellung den Verkaufskanal ("Kasse" oder "Hotline") aus. Durch diesen Schritt werden automatisch Verkaufsgebühren einberechnet, falls Du diese für den jeweiligen Kanal hinterlegt hast (z.B. Hotline-Gebühr).

8. Klicke auf den "Umtausch"-Button neben den Verkaufskanälen.

Erster Fall: 1 zu 1 Umtausch

Szenario: 
Ein Kunde meldet sich bei Dir und möchte einen anderen Sitzplatz innerhalb der gleichen Preiskategorie, um neben seinen Bekannten sitzen zu können. Du buchst die Tickets auf einen anderen Sitzplatz, ohne ihm dafür etwas in Rechnung zu stellen.

1. Wähle in der oberen Zeile die Veranstaltung und den Veranstaltungstag der neuen Tickets aus.

2. Wähle wie gewohnt die gewünschten Tickets über die Schnellauswahl oder den Sitzplan aus. Solltest Du dabei Unterstützung benötigen hilft Dir unser Artikel Tickets über den Sitzplan buchen.

3. Wenn Du die richtigen Sitzplätze und Preisklasse ausgewählt hast, klicke auf das Kästchen vor "1 zu 1 Umtausch". Ein Häkchen erscheint in der Box, um die erfolgreiche Auswahl anzuzeigen.

4. Klicke auf den Button "Hinzufügen" bzw. "Zum Warenkorb".

5. Scrolle nach unten und überprüfe die Versandart. Vergiss nicht, einen Haken für die automatische E-Mail Bestätigung zu setzen! Füge eine kurze Notiz über den Stornogrund hinzu.

6. Klicke auf den Button "Buchen". Dein Kunde erhält nun eine Bestätigung für die Buchung seiner neuen Tickets. Die Tickets für die alten Sitzplätze sind storniert und die Zugangscodes somit ungültig.

Zweiter Fall: Umbuchung mit Differenzbeträgen

Szenario: 
Ein Kunde meldet sich bei Dir, weil er aus Versehen Normalzahler- und Ermäßigtentickets vertauscht hat. Durch den Umtausch der Karten entsteht ein Differenzbetrag, der verbucht werden muss.

1. Wähle in der oberen Zeile die Veranstaltung und den Veranstaltungstag der neuen Tickets aus.

2. Wähle wie gewohnt die gewünschten Tickets über die Schnellauswahl oder den Sitzplan aus. Solltest Du dabei Unterstützung benötigen hilft Dir unser Artikel Tickets über den Sitzplan buchen.

3. Klicke auf den Button "Hinzufügen" bzw. "Zum Warenkorb".

4. Scrolle nach unten und überprüfe die Versandart. Vergiss nicht, einen Haken für die automatische E-Mail Bestätigung zu setzen! Füge eine kurze Notiz über den Stornogrund hinzu.

5. Klicke auf den Button "Bezahlen" (bei Fehlbeträgen) bzw. "Stornieren" (bei Überschüssen).

6. Umbuchung abschließen

6.1 wenn das neue Ticket teurer ist, als das alte (Fehlbetrag)

Führe wie gewohnt den Bezahlvorgang durch und bestätige die Aktion, indem du auf "Bestellung zahlen" klickst und die gewünschte Zahlart auswählst. Dein Kunde erhält nun je nach Zahlart eine Rechnung oder direkt eine Bestätigung für die Buchung seiner neuen Tickets. Die Tickets für die alten Sitzplätze sind storniert und die Zugangscodes somit ungültig.

6.2 wenn das neue Ticket billiger ist, als das alte (Überschuss)

Führe wie gewohnt den Rückerstattungsvorgang durch und bestätige die Aktion, indem du auf "Weiter" klickst. Wähle anschließend die Transaktionsmethode und  vergiss nicht, den Haken für die Bestellbestätigung zu setzen. Schließe den Vorgang ab, indem Du auf "Stornieren" klickst. Dein Kunde erhält nun eine Bestätigung für die Buchung seiner neuen Tickets. Die Tickets für die alten Sitzplätze sind storniert und die Zugangscodes somit ungültig.

Abschluss & Zusammenfassung

• Richtlinien: Entscheide für Dein Unternehmen, unter welchen Umständen Umbuchungen durchgeführt werden und welche Gebühren erhoben werden. Sprich mit Deinem Servicepersonal ab, unter welchen Umständen sie Kulanz zeigen können.
• 1 zu 1 Umtausch: Tickets werden ausgewechselt, ohne mögliche Differenzbeträge zu begleichen. Wird nur in Kulanzfällen oder bei einfacher Sitzplatzänderung empfohlen.
• Umbuchung mit Differenzbeträgen: Es entsteht entweder ein Betrag, den Du dem Kunden rückerstatten musst, oder den er Dir nachzahlen muss. Wegen des Aufwands und der Zahlungsunsicherheit ist es oft leichter die alte Bestellung zu stornieren (Rückerstattung oder Guthaben) und den Kunden selbst die richtigen Tickets kaufen zu lassen.

Empfohlene Artikel für Dich:

• Tickets über den Sitzplan buchen
• Buchung stornieren
• Online Umtausch

Deine Antwort nicht gefunden? Schick uns Deine Frage