| Wer? | Nutzer, die für die Zahlungskontrolle und Buchhaltung verantwortlich sind. |
| Was? | Import von erfolgreichen Zahlungen auf euer Bankkonto, um die unbezahlten Bestellungen automatisiert auf bezahlt zu setzen und im Falle des E-Ticket-Versandes, die Tickets direkt an den Käufer senden Inhalte in diesem Artikel:
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| Wo? | In Deinem egocentric Systems Eventmanager |
Schritt 1: Export der Beispiel-Datei
Im Menü Kasse / Gruppenverkäufe auf den Punkt "Import Orders" klicken. Anschließend seid Ihr im Bereich des Zahlungsimports. Dort den Punkt "Beispieldatei herunterladen" anklicken und die Daten auf dem Rechner speichern. Das DateiFormat ist csv. Die Beispiel-Datei findet ihr ebenfalls hier im Artikel ganz am Ende zum Download.
Schritt 2: Erfassung der Zahlungen vom Bankkonto in der Importdatei
In diesem Schritt verwendet ihr die Vorlage um eure Zahlungen im richtigen Format hinzuzufügen. Die Datei verarbeitet 3 Werte.
- Die Bestellnummer
- Den Betrag, der auf dem Konto eingegangen ist
- Der Zeitpunkt des Zahlungseinganges (Datum und Uhrzeit)
Wichtig: Damit der Import funktioniert, darf das Grundformat der Datei nicht geändert werden. Die Werte müssen kommagetrennt erfasst werden und der Zahlbetrag muss in Anführungsstrichen gespeichert werden, sofern dies keine glatten Euro-Beträge sind. Beispiel:
OrderID,CaptureAmount,CaptureDate
3424245,"10,99",24.05.2020 00:00:00 - in dem Fall ist der Betrag 10,99 EUR, daher muss der Betrag in "" hinterlegt werden
3424246,20,25.05.2020 00:00:00 - in dem Fall ist der Betrag 20 EUR, daher kann man die "" weglassen.
-> Es empfiehlt sich aber immer eine einheitliche Datenstruktur zu verwenden.
-> Die Überschriften der Spalten müssen exact so beibehalten werden
Schritt 3: Import der Zahlungen und Kontrolle der offenen Bestellungen
Nun nehmt ihr die vorbereitete Importdatei und importiert diese im System.
Wichtig: als Sprache wählt ihr Deutsch und als Feldtrenner "Komma".
Nach dem Import erhaltet ihr eine Übersicht der auf bezahlt gesetzten Bestellungen und dazu eine Information, welche Bestellungen nicht auf bezahlt gesetzt werden konnten. (Z.B. weil der Zahlbetrag in eurer Datei nicht dem Betrag im System entspricht.). In den Fällen, wo keine Zahlungserfassung gemacht werden konnte, prüft ihr die Beträge und nehmt ggf. mit dem Käufer kontakt auf. Über die manuell Erfassung der Zahlung könnt ihr dann die Bestellung individuell auf bezahlt setzen oder eine Zahlungserinnerung an den Kunden senden.
Video Zusammenfassung
Abschluss & Zusammenfassung
- automatisiere Deine manuellen Zahlarten (Rechnung, Vorkasse)
- importiere Zahlungen direkt ins System ohne jede Bestellung einzeln zu bearbeiten
- versende automatisch die Bestellbestätigung nach erfolgtem Zahlungsimport, sodass der Kunde seine Tickets (bei E-Ticket Versand) erhält
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